Bien organisé pour ne pas couler

Il y a un adage qui dit maison bien rangée, esprit bien ordonné.

Il en va de même pour notre vie professionnelle.

Je ne parle pas seulement du rangement de votre bureau, quoiqu’il ait aussi son importance. Dans un cadre de travail bien rangé, on a les idées plus claires. Je parle de l’organisation de votre journée. Une journée bien ordonnée, c’est-à-dire où chaque évènement a son moment dédié, permet de mieux se concentrer.

L’esprit est libéré et donc peut mieux s’atteler à la tâche.

L’esprit humain n’est pas fait pour gérer plusieurs tâches à la fois et pourtant dans notre vie professionnelle, c’est ce qu’on nous demande, et qui est même parfois reconnu comme une qualité. Une qualité qui peut conduire à un état de stress intense, à ce qu’on appelle le Burn-Out.

Un chef d’entreprise doit avoir l’œil sur tout : ses clients, ses fournisseurs, son marketing, sa communication ses chiffres. De plus les nouvelles technologies ne nous aident pas à rester zen : ultra connecté on répond aux mails en temps réel, on est absorbé par notre communication sur les réseaux sociaux, tout doit être immédiat.

Alors comment donner l’illusion de tout gérer en même temps sans perdre les pédales ? Comment garder la tête hors de l’eau ? Il faut savoir cloisonner, s’isoler, dire stop et remettre à plus tard.

Voici quelques pistes à suivre pour ne pas couler.

Hiérarchiser les tâches.

Il faut savoir distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Puis répartir dans 3 catégories : ce qui est urgent et important, ce qui est urgent, ce qui est important. A ces 3 catégories on peut ajouter 2 niveaux : ce qui est très urgent, ce qui est moins urgent. Et de même pour ce qui est important. Ainsi vous vous rendrez compte que peut-être il y a une ou deux tâches qui peuvent être reportées à un autre moment. Je ne vous dis pas de reporter indéfiniment bien entendu. Mais ne vous stressez pas inutilement pour des tâches qui ne sont pas aussi urgentes qu’il y parait.

Chaque jour vous avez des taches récurrentes à effectuer : lire vos mails, vous tenir au courant de l’information, consulter les réseaux sociaux, regarder les chiffres de votre entreprise…. Prenez une plage fixe pour ses tâches, un moment bien défini où vous ne ferez que cela et tenez-vous-y, surtout en ce qui concerne les mails et les réseaux sociaux, car on est vite englouti et diverti par ces derniers. Apprenez à fermer votre boite mail quand ce n’est pas l’heure de les lire. En cas d’urgence extrême, faites savoir à vos collaborateurs que vous avez un téléphone. De même pour vos prises de rendez-vous, tâchez de toujours utiliser les mêmes plages horaires, le matin ou l’après-midi. Si vous gérez vous-même votre administratif, gardez un moment précis de la semaine pour ces tâches, comme le vendredi après-midi par exemple. Vous verrez, avoir une routine de travail et s’y tenir libère l’esprit.

Se créer une routine

Fermer la porte

Il y a des moments où il est nécessaire de s’isoler afin de mieux se concentrer. Dans ces moments-là, fermez votre porte et décrochez votre téléphone. Faites-le savoir à vos collaborateurs. Se montrer disponible c’est bien, mais à force on se retrouve dérangé sans cesse et on ne peut plus se concentrer comme on le voudrait. Ne laissez pas vos collaborateurs prendre de mauvaises habitudes et définissez avec eux, les moments où vous êtes disponible et ceux où vous avez besoin de ne pas être dérangé.

L’imprévu se prévoit, eh oui ! Ne serrez pas trop votre planning, gardez des plages vides. Il y a toujours des imprévus, et si jamais les imprévus ne sont pas au rendez-vous, vous pourrez toujours utiliser cette plage pour une tâche classée moins urgente et moins importante, et ainsi gagner du temps.

Prévoir l’imprévu

Planifier votre communication sur les réseaux sociaux

Savez-vous qu’il existe des outils qui permettent d’écrire à l’avance ce que vous coulez partager et de choisir à quelle date et à quelle heure vous voulez le partager ? C’est ce qu’on appelle les outils de planification de publication (comme Buffer par exemple). Lorsque votre entreprise demande beaucoup de communication via ces billets, ils sont très utiles et vous font gagner un temps précieux. Au lieu vous connecter à trois sites différents et de rédiger 3 statuts différents, vous rédigez un seul statut que l’outil publiera au jour et à l’heure que vous aurez choisi. Vous êtes plus efficace.

Peur d’oublier quelque chose ? Notez au fur et à mesure vos idées quand elles vous viennent. Soit sur le bon vieux carnet en papier, soit sur votre PC ou téléphone. Il existe plein d’applications pour cela comme Google Keep ou Evernote. Vous notez sur votre PC et vous retrouvez vos notes sur votre téléphone, et vice-versa. Ayez toujours quelque chose sur quoi noter à portée de main. Et pour que ces notes ne soient pas inutiles, prévoyez dans votre routine un moment pour relire et réorganiser ces notes. Etablir une liste des tâches à effectuer est primordial. En fin de journée, prenez 5 minutes et listez les choses que vous devez faire le lendemain, et organisez-les de manière hiérarchique comme nous l’avons vu précédemment. D’abord, une fois que c’est écrit, cela ne tourne plus dans la tête de peur de l’oublier et ensuite rayer les tâches sur une liste une fois qu’elles sont effectuées a toujours un côté encourageant. Pourquoi ne pas faire 3 listes ? Urgent et important, urgent, important ?

Faire des listes

Déléguer

Savoir déléguer est important. Vous avez une assistante, ou des subordonnés, sachez leurs confier des missions qui vous soulageront. Vous allégez votre charge de travail, ils se sentent investi. C’est avantageux pour tout le monde. Soyez précis dans vos consignes, et sachez faire confiance. Vous êtes votre propre patron, et vous n’avez pas les moyens d’avoir une secrétaire à plein temps ou vous travaillez seul ? Savez-vous qu’il existe des secrétaires, ou assistantes, indépendantes ? Elles proposent des prestations ponctuelles ou régulières pour toutes sortes de tâches administratives, comptables ou commerciales. Et comme c’est une prestation de service, vous n’avez aucune contrainte liée à l’embauche d’un salarié. Si votre budget vous le permet, ne vous en privez pas !

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