Le
Grand Déménagement de l’entreprise :
Comment Survivre à une Expérience Plus
Épique que le montage des Meubles IKEA ?
Aujourd’hui on lève le voile sur l’une des aventures les plus traumatisantes de la vie d’entreprise : le déménagement administratif ! Bien pire que celui de votre maison ! Bienvenue dans le monde merveilleux des boîtes en carton, des formulaires d’adresse et des piles de documents légaux. Prenez-vous une bonne tasse de café, car je vous donne les clés pour survivre à ce périple administratif.
Le Parcours du Combattant des Services Publics :
En premier lieu, une fois votre nouveau bail en poche, organisez le transfert des services publics tels que l’électricité, l’eau, le gaz, le téléphone et Internet vers votre nouveau local afin de pouvoir être opérationnel le plus rapidement possible.
Avant de vider le camion de ses cartons, mettez à jour votre assurance entreprise pour inclure votre nouveau lieu de travail et assurez-vous que votre police d’assurance couvre adéquatement tous les risques associés au nouvel emplacement
Vous pensez que c’est le plus compliqué ? détrompez-vous !
La Danse des Formulaires :
Vous allez devoir informer les autorités locales de votre déménagement, y compris la mairie, l’administration fiscale et tout autre organisme gouvernemental pertinent avec lequel vous êtes en relation.
Pour cela, mettez à jour les documents légaux de votre entreprise, tels que les statuts, le registre du commerce et des sociétés, et tout autre document légal nécessitant une adresse à jour. Cette partie est souvent confiée au cabinet comptable qui se charge des démarches pour prévenir tous les services de l’Etat (URSSAF, administration fiscale, registre du commerce…)
Vous pouvez aussi réaliser vous-même la démarche sur le site de l’INPI (https://procedures.inpi.fr/?/) Il est préférable pour cela d’avoir ouvert au préalable un compte France Connect+ (France Connect pour les entreprises https://franceconnect.gouv.fr/franceconnect-plus#creer-identite-numerique ). Vous devrez vous munir à minima de votre nouveau bail, ou titre de propriété.
Quoiqu’il en soit un courrier auprès de chaque administration peut également être fait en complément, les formalités administratives de l’INPI pouvant parfois être un peu longues.
Le Mystère du Courrier Disparu :
Mettez en place un réacheminement du courrier avec La Poste pour vous assurer de recevoir tous vos courriers à la nouvelle adresse pendant une période de transition.
Il est temps ensuite de faire votre changement d’adresse officielle auprès de vos fournisseurs, clients, partenaires commerciaux et toute autre partie prenante de votre nouvelle adresse.
Mettez à jour les informations de votre entreprise auprès de votre banque et assurez-vous que tous les relevés bancaires et autres documents financiers sont envoyés à votre nouvelle adresse.
Enfin, il va falloir mettre à jour votre site web, vos cartes de visite, vos brochures et tout autre élément marketing pour afficher votre nouvelle adresse.
Pour finir si vous avez des salariés, informez-les du déménagement et fournissez-leur toutes les informations nécessaires sur le nouvel emplacement, y compris les itinéraires, les transports en commun, etc. Pensez à mettre à jour les contrats de travail avec un avenant.
Il vous faudra également prévenir tous les organismes sociaux de vos nouvelles coordonnées (Urssaf, contrat retraite, prévoyance, mutuelle et médecine du travail).
