L’inventaire, tâche fastidieuse par excellence.
Oui, mais le stock de l’entreprise, c’est le l’argent.
Alors cet inventaire pourquoi faut-il le faire ?
A quoi ça sert ?
Et comment le mener de façon efficace ?
On y répond !
Ce que dit la loi :
Toute entreprise à but lucratif doit effectuer un inventaire au moins une fois par an à la date de clôture des comptes.
Cet inventaire est consigné dans le livre d’inventaire et transmis au greffe du tribunal avec le Bilan et Compte de résultat annuel.
Dans cet inventaire vous devez comptabiliser le stock, c’est-à-dire ce qui a été acheté ou produit, mais qui n’est pas encore vendu.
Le stock doit être ensuite valorisé. Soit avec les coûts d’achats (on prend le prix HT, la TVA ne rentre pas dans la valorisation du stock)), soit avec les coûts de production. Il est alors inscrit à l’actif du bilan.
A quoi ça sert ?
Vous donnez de la valeur à votre stock, et donc à votre entreprise. Le stock entre dans le compte de bilan, et joue sur le résultat de l’entreprise.
Vous vérifiez que rien ne manque. En principe votre stock d’inventaire égal le stock précédent + les achats – les ventes. Un écart peut alors vous permettre de mettre à jour des pertes, ou un éventuel vol.
Vous vérifiez la bonne gestion de votre stock. Si vous avez trop de pertes, c’est qu’il y a sans doute un problème de gestion quelque part…
Comment on procède :
Il y a trois types d’inventaires :
- Annuel : soit à chaque fin d’exercice comptable.
- Tournant : on se concentre sur une seule partie du stack à chaque fois
- Permanent : certains logiciels mettent à jour l’inventaire à chaque entrée ou sortie de stock.
Pour une meilleure gestion, il est tout de même fortement recommandé, si vous n’avez pas de logiciel permettant un inventaire permanent, d’effectuer un inventaire tous les mois, soit tournant, soit sur la totalité du stock. Ainsi vous pourrez anticiper les éventuels problèmes de gestion, et réagir plus rapidement.
De plus un logiciel de gestion des stocks n’est pas sans faille, car le facteur humain reste en jeu. Un contrôle régulier de vos stocks s’impose afin de vérifier que ce qui est dans l’ordinateur correspond bien à ce qui est physiquement dans votre stock.
Avant de compter il faut se préparer…
- Et ce dès la réception des marchandises. Un stock bien rangé permet un comptage plus facile, et moins d’erreur de gestion. Si vous rangez les rames de papiers dans 3 placards différents, comment vous rendre compte d’à quel moment il faut en recommander… vous tombez en panne, ou vous commandez trop… de même il est bon d’éviter de trop multiplier les lieux de stockage. Quand on en a partout, on en oublie forcement.
- Un stock trop important, c’est de l’argent qui dort. Il n’est jamais bon pour l’entreprise d’avoir trop de stock, cela plombe le résultat. Alors, anticipez sur vos commandes afin d’avoir juste ce qui est nécessaire.
- Vérifiez que vos tarifs de fournisseurs sont bien à jour, et qu’il ne vous en manque pas. Si vous produisez vous-même votre stock, mettez à jour vos coûts de production. Car après le comptage, il faut chiffrer.
- Préparer des fiches de comptages claires et pratiques pour les équipes de comptage. Il faut au moins y indiquer le lieu de stockage concerné, le produit, le fournisseur, et surtout l’unité de comptage. En effet, le chiffrage ne sera pas le même si vous comptez en gramme, alors que sur la facture le prix est au kilo. Autant bien compter dès le départ pour éviter des erreurs de chiffrage.
- Pendant que vous comptez le stock ne doit pas bouger, ni entrées, ni sorties. Pour certaines entreprises, cela doit alors se faire en dehors des heures d’ouverture aux clients. Peut-être devrez vous fermer une matinée ou une journée, pensez-y.
Une fois prêt, lancez-vous :
On compte toujours en équipe. Une équipe est composé de deux personnes : une qui compte, une qui note. Prévoyez alors le personnel nécessaire.
Si vous avez différents lieux de stockage, prévoyez au moins une équipe part lieu. Le comptage sera plus rapide, et plus efficace. Parfois, dans certaines entreprises, chaque service s’occupe de son propre inventaire. Ainsi, chacun met la main à la tâche.
Le comptage doit toujours être signé par chaque membre de l’équipe de comptage avant d’être rendu à la comptabilité pour le chiffrage
Vous trouverez ci-joint un exemple de fichier d’inventaire à télécharger.
https://drive.google.com/open?id=1-tSaEvkLDtCmz2ZnnHJ_fXDshSVb-s-o
