Le social…. Partie la plus lourde, la plus contraignante et la plus fastidieuse à gérer bien souvent. Maintes lois encadrent l’embauche, la vie, et la sortie des salariés au sein de l’entreprise. Et il vaut mieux respecter les règles.Quelles sont donc toutes les obligations sociales de l’entreprise ?
Je vous propose aujourd’hui un petit tour d’horizon des documents à mettre en place, à disposition ou encore à afficher que vous ayez un ou plusieurs salariés.
A l’embauche
On commence par la DPAE, Déclaration Préalable à l’Embauche. Elle se fait en ligne sur lesite de l’URSSAF et permet de transmettre les infos nécessaires à l’USSAF donc et aussi à la médecine du travail.
Le Contrat de travail doit être remis dès le premier jour d’embauche, signé par l’employeur et le salarié, et en 2 exemplaires. Avec celui-ci vous devrez également remettre une notice d’information sur la mutuelle d’entreprise et les documents pour l’adhésion à celle-ci, ainsi que pour la prévoyance.
Ensuite, il faudra également prévenir les différents organismes de couverture sociale de l’arrivée de ce nouveau salarié (retraite complémentaire, caisse de prévoyance et mutuelle.
Enfin, pensez à prendre rendez-vous auprès de la médecine du travail pour la visite médicale d’embauche.
Pendant
Chaque mois, vous devez établir et remettre à vos salariés leur fiche de paie, et bien évidemment leur salaire 
Ensuite plusieurs registres doivent être mis à jour au sein de l’établissement :
- Le Registre du personnel : il s’agit d’un cahier où vous reporter toutes les entrées et sorties du personnel de l’entreprise. Ce cahier doit être mis à jour à chaque nouvelle embauche, et à chaque nouveau départ.
- La convention collective : la convention collective dont dépend votre établissement doit être mise à la disposition du personnel. En effet, chacun étant libre de se renseigner sur ses droits et obligations.
- Registre de avis des représentants du personnel au CHSCT (Commission d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) dans les entreprises de plus de 50 salariés : les membres du CHSCT y apposent les danger et risques identifiés sur chaque poste de travail.
- Registre d’accident bénin non-déclarés : l’employeur indique sur ce registre les accidents de travail bénins. Ce sont ceux qui ne donnent lieu ni à une hospitalisation, ni à un arrêt de travail ou encore à des soins devant être prise en charge par un organisme social.
- Registre des délégués du personnel (entreprise de 11 à 50 salariés) : y sont inscrites les demandes faites par les délégués à l’employeur, ainsi que la réponse de l’employeur. Les salariés peuvent le consulter 2 fois par mois.
- Un Registre des repos hebdomadaires particuliers : y sont inscrits les repos exceptionnels accordés. Ce registre peut être consulté par les salariés s’ils le souhaitent.
- Registre des contrôles de sécurité : y sont inscrits les contrôles de sécurité effectués par l’entreprise.
- Document Unique d’Évaluation des risques : il répertori tous les risques inhérents à l’entreprise. Il doit être mis à jour une fois par an.
En dehors de ces registres, vous devez également afficher les documents suivants dans les locaux d’embauchage personnel :
- Avis mentionnant l’existence de la convention collective applicable et sa mise à disposition du personnel.
- Les dispositions sur le harcèlement moral et sexuel.
- Le texte des dispositions relatives à la discrimination des art. 225-1 à 225-4 du Code pénal.
- Dispositions relatives à l’égalité de rémunération entre hommes et femmes (dès lors qu’il y a des femmes au sein de l’établissement).
- Règlement intérieur obligatoire pour les entreprises de 20 salariés et plus. Il peut même être remis avec le contrat dans certaines entreprises, avec demande de paraphe et de signature.
- Dérogations aux horaires de travail.
- Horaire de travail et de repos : si vos plannings changent régulièrement, vous devez les afficher sur 3 semaines. En cas de changement d’horaire, le délai de prévenance est de 2 à 7 jours suivant les conventions collectives. Le planning doit être signer par les collaborateurs à l’affichage. Enfin si vous n’avez pas de pointeuse mettez en place des feuilles d’émargement individuelle sur laquelle chaque salarié renseigne et signe ses heures d’arrivée et de départ.
- Les congés annuels : la période de prise de congés doit être affichée 2 mois avant les premiers départ. La liste des départs doit être communiquée 1 mois avant les départs en question, et individuellement à chaque salarié partant en congés.
- Coordonnées de l’inspection du travail compétente et nom de l’inspecteur compétent.
- Coordonnées de la médecine du travail, Coordonnées des secours d’urgence.
A noter que la convention collective, les dispositions sur le harcèlement moral et sexuel, ainsi que le texte sur les dispositions relatives à la discrimination, peuvent être communiqués par mail, ou mis en ligne sur un réseaux extranet.
Une dernière obligation : renouveler la visite médicale avec la médecine du travail tous les deux ans pour les salariés en CDI.
En fin de contrat
En fin de contrat, quel que soit le motif de rupture de ce contrat, vous devez remettre au salarié sortant les documents suivants :
- Solde de tout compte : le salaire au pro rata du mois en cours, les indemnités compensatrices de congés payés, les éventuelles indemnités de licenciement ou de précarité. Celui-ci doit être fait en deux exemplaires et signé par les deux parties, au moment de la remise du dernier versement de salaire.
- Certificat de travail : document attestant de la date d’embauche et de sortie du salarié ainsi que le poste occupé.
- Attestation pôle emploi : même si vous faite la déclaration en ligne, un exemplaire doit être remis au salarié.
- Un document lui demandant s’il souhaite ou non bénéficier de la portabilité des couvertures sociales de l’entreprise (prévoyance et mutuelle).
