Ce n’est pas parce que vous êtes une petite entreprise que vous ne pourriez pas vous permettre de prendre une secrétaire.
Il y a un adage qui dit, seul on va vite, à deux on va plus loin.
Ce n’est pas parce qu’on est petit, qu’on n’a pas le droit de voir grand.
Certes employer une secrétaire à mi-temps, ou à plein temps, c’est trop gros pour vous. Mais savez vous qu’il y a des secrétaires qui exercent en indépendantes ? C’est-à-dire des secrétaires freelances.
Le système ?
Vous souscrivez, suite à un devis ou un contrat, à une prestation pour une mission particulière, pour un forfait d’heures ou pour des missions plus régulières, au site de votre entreprise ou à distance selon vos vœux. Ce sont des missions courtes, de quelques heures par semaine, ou même par mois. En fin de mission, vous recevez une facture, comme avec un prestataire de services.
Alors osez vous faire assister !
Cette solution est pleine d’avantages pour vous, même si jusqu’à présent vous travailliez seul :
1. Se libérer du temps.
Savoir déléguer est important. Certaines de vos tâches récurrentes et rébarbatives peuvent être confiées à une tierce personne. Ainsi vous vous dégagez du temps. Et le temps est la chose la plus précieuse pour un chef d’entreprise. Vous gagnerez en sérénité.
2. Pérenniser votre entreprise.
Ce temps dégagé peut aussi être mis à profit afin de développer de nouveaux projets, d’entretenir votre réseau, de lancer de nouvelles compagnes de prospection… Bref de mener les actions nécessaires afin de pérenniser votre entreprise. D’autant que votre nouvelle secrétaire pourra vous aidez à mettre en place ces actions.
3. Pas de contrainte salariale.
Certes vous êtes lié par devis ou contrat à votre secrétaire indépendante. Mais les clauses de ruptures sont moins contraignantes qu’avec un contrat salarié. Il s’agit d’un prestataire de services. De plus vous n’avez plus de formalités d’embauche à remplir, ni de planning ou encore de fiche de paie à préparer.
4. Flexibilité et contrôle du coût.
Vous avez une plus grande flexibilité dans l’organisation. Et si vous avez surestimé le nombre d’heures nécessaires, vous pouvez le corriger rapidement, en modifiant le devis, ou le contrat à la baisse, ce qui est beaucoup plus compliqué avec un salarié. Vous contrôlez donc mieux vos coûts de fonctionnement. De plus si vous êtes en société, c’est une charge déductible.
5. Vous n’êtes plus seul.
La bête noire du petit entrepreneur ? La solitude. Travailler seul c’est bien, avoir un peu de compagnie sur son activité c’est mieux. C’est souvent ce qui nous manque, un collègue, quelqu’un qui partage les aléas de notre activité. Une indépendante, c’est une professionnelle à votre écoute. Une professionnelle qui vous soutien, et peut aussi vous conseiller. Seul on va vite, à deux on va plus loin…
Avant de vous engager …
Il y a des petites choses à savoir tout de même avant de choisir l’indépendante qui vous libérera de votre fardeau administratif :
Attention aux prix cassés ! Une indépendante dont le tarif horaire correspond au tarif horaire d’un salarié ce n’est pas sérieux. Une indépendante ne peut pas vivre de son métier avec de tels tarifs. Ils sont souvent pratiqués par des débutantes mal renseignées sur le métier, des personnes avec très peu d’expérience et non-professionnelles.
Elle ne remplace en rien un expert-comptable : une secrétaire indépendante, ce n’est pas une comptable. A moins qu’elle soit inscrite à l’ordre des experts comptables. Elle ne remplacera donc pas votre expert-comptable. Pour ce qui est de la saisie sur logiciel comptable certifié de vos factures, attention, si elle n’est pas salariée, cela peut alors être considéré comme pratique illégale de la comptabilité. Le mieux est d’en discuter avec votre expert-comptable et de bien définir les missions de chacun.
Prévenir la requalification en employé de de fait : lorsque votre secrétaire indépendante effectue des missions régulières pour vous. En cas de contrôle d’Urssaf, il peut y avoir un risque en requalification comme employée de fait. Pas de panique. Il y a juste quelques principes à respecter afin de prouver qu’il s’agit bien d’une prestataire de services
- A chaque prestation, un devis et une facture le plus détaillée possible. Le mieux étant que sur chaque facture le détail des missions varie.
- Demandez-lui de vous fournir une copie de son immatriculation au registre de l’INSEE à jour de moins de 3 mois, ainsi qu’une attestation de règlement des charges sociales pour son entreprise.
Une vraie professionnelle comprendra parfaitement cette demande, et l’anticipera peut-être même.
A vous de trouver la perle qui saura vous assister au mieux !
Quelques sites d’annuaires où vous pourrez trouver votre indépendante:
malt.fr , officeopro.com, lexiris.fr, placedessecretaires.com …
